Organisation und Zeitmanagement im Beruf

Kennen Sie das auch: Der Tag bräuchte mehr als 24 Stunden, damit Sie alles unterkriegen? Dann wird es Zeit für Zeitmanagement. Wir zeigen Ihnen die besten Methoden, wie Sie Ihren beruflichen Alltag geschickt planen und effizienter arbeiten.

Wozu überhaupt Zeitmanagement?

Zeitmanagement – da muss ich doch jeden Tag kostbare Minuten darauf verwenden, meinen Tag detailliert zu planen und mich in Zeitmanagement-Methoden einzuarbeiten. Wäre es da nicht besser, ich würde einfach mit meiner eigentlichen Arbeit beginnen? So denken viele Menschen, wenn es um das Thema Zeitmanagement geht. Und übersehen dabei, dass ihr Arbeitsalltag so schlecht organisiert ist, dass sie nicht nur wertvolle Minuten, sondern Stunden verlieren.

Sollten auch Sie sich am Ende eines Arbeitstages abgeschlagen und gehetzt fühlen und bemerken, dass Sie kaum Zeit für sich haben, dann sollten Sie sich tatsächlich täglich einige Minuten nehmen, um Ihren Tag besser zu planen. Denn wenn Sie genau wissen, wann Sie was tun, welche Aufgaben Priorität haben und welche jemand anders für Sie erledigen kann, dann geht Ihnen Ihre Arbeit leichter und schneller von der Hand – ganz so, als hätte der Tag auf einmal tatsächlich mehr als 24 Stunden.

Die besten Tipps gegen Zeitdiebe

Bevor wir auf die bekanntesten Methoden des Zeitmanagements zu sprechen kommen, wollen wir einen Blick auf die größten Zeitdiebe werfen – und Ihnen schon erste Tricks verraten, wie Sie diese vermeiden können. Sie werden sehen: Viele der hier vorgestellten Zeitdiebe werden Ihnen bekannt vorkommen …

Prioritäten setzen

Die E-Mail des netten Kollegen beantworten Sie sogleich, dafür muss der Budgetplan warten? Ein Fehler! Setzen Sie Prioritäten. Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Auch wenn bestimmte Dinge gleich erledigt gehören, können andere ruhig auf den Nachmittag oder den nächsten Tag verschoben werden. Wichtig ist, dass Sie erkennen, welche Aufgabe zu welcher Kategorie gehört.

Mit der richtigen Planung ans Ziel

Einfach so ins Blaue leben? Im Berufsleben nicht unbedingt ratsam. Denn am Ende des Tages haben Sie zwar vielleicht sehr viele, jedoch unwichtige Aufgaben erledigt. Die wirklich wichtigen blieben dafür liegen und schreien jetzt nach Überstunden. Um dies zu vermeiden, fertigen Sie am besten einen Tagesplan an.

Gegen Ablenkungen und für mehr Konzentration

Handy, Social-Media, eine E-Mail-Flut – Ablenkungen gibt es im Büro zuhauf. Hier hilft nur eines: Wenn Sie eine wichtige Aufgabe konzentriert erledigen müssen, schalten Sie Ihr Handy aus, stellen Sie Ihr Mail-Programm stumm und surfen Sie nicht ziellos im Netz herum. Erledigen Sie immer nur eine Aufgabe. Multitasking ist für Körper und Geist purer Stress und führt keinesfalls zu mehr Effektivität.

Klare Kommunikation

Stundenlange Meetings ohne Ergebnis, Klatsch und Tratsch in der Kantine, uneindeutige Arbeitsanweisungen – eine mangelhafte Kommunikation bringt etliche Probleme mit sich und kostet neben Geld vor allem Zeit. Kommunizieren Sie klar: Geben Sie genaue Anweisungen, fragen Sie bei Unsicherheiten direkt nach und versuchen Sie Meetings so zu gestalten, dass gemeinsam effizient an Lösungen gearbeitet wird.

Pause machen

Jaja, vor lauter Arbeit vergessen wir immer wieder, Pausen zu machen. Schließlich hat man ja so wenig Zeit … Doch ohne Pausen verringert sich unsere Produktivität massiv. Wir sind ja keine Maschinen. Deswegen gilt: Wenn Sie konzentriert und zügig arbeiten möchten, sind regelmäßige Pausen Pflicht! Trinken Sie eine Tasse Tee, plaudern Sie kurz mit Kollegen oder machen Sie einige Dehnübungen am Schreibtisch. Erlaubt ist, was gefällt.

Aufgaben abtreten & anderen übertragen

Perfektionismus und das Gefühl, alles selbst machen zu müssen, verfolgt viele von uns. Dabei sind diese Zeitdiebe besonders hinterlistig, da sie uns eine Bürde aufbinden, die wir gar nicht tragen müssten. Versuchen Sie es doch einfach mal, und übertragen Sie Aufgaben an Ihre Kollegen. Sie werden sehen: Die Welt dreht sich noch weiter. Und auch wenn die Person die Aufgabe anders angeht, als sie selbst es getan hätten: Wichtig ist, dass die Aufgabe am Ende erledigt ist – und Sie einige Minuten mehr auf Ihrem Zeitkonto verbuchen können.

Nichts aufschieben

Prokrastination – das Wort ist in aller Munde und meint das zwanghafte Aufschieben von Aufgaben. Natürlich ist nicht jede Aufgabe gleich wichtig und muss sofort erledigt werden (siehe den Punkt Prioritäten setzen), doch das ständige Aufschieben von Aufgaben frisst Zeit ohne Ende. Und zusätzlich ist da auch noch dieses ständige schlechte Gewissen. Auch wenn es schwerfällt: Erledigen Sie ungeliebte, aber wichtige Aufgaben am besten so rasch wie möglich.

12 Zeitmanagement-Methoden, die das Leben einfacher machen

Sie haben den ein oder anderen Zeitfresser in Ihrem Arbeitsalltag wiedergefunden? Sie sind motiviert, etwas zu ändern, wissen aber nicht wie? Dann sollten Sie sich diese zwölf Zeitmanagement-Methoden ansehen. Sie können nur eine Methode anwenden, oder mehrere miteinander kombinieren. Wichtig ist nur, dass die Methoden zu Ihren Bedürfnissen passen und Sie dadurch tatsächlich Zeit einsparen.

Eisenhower-Prinzip/Matrix

Dieses bekannte Prinzip unterscheidet Aufgaben in

• wichtig und dringend,
• wichtig und nicht dringend,
• nicht wichtig und nicht dringend,
• dringend, aber nicht wichtig.

Wenn Sie Ihre täglichen Aufgaben mit diesem Muster bewerten, werden Sie schnell erkennen, was Sie priorisieren müssen, welche Aufgaben Sie delegieren können und was ruhig einen Tag liegen bleiben kann.

Pareto-Prinzip

Dieses berühmte Prinzip besagt, dass Sie mit nur 20 Prozent Einsatz bereits 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erreichen. Das heißt jetzt nicht, dass Sie grundsätzlich nur noch 20 Prozent der bisherigen Zeit arbeiten müssen, schön wär’s. Nein, dieses Prinzip besagt, dass 20 Prozent Ihrer Tätigkeiten zu 80 Prozent des Unternehmenserfolgs beitragen. Deswegen ist es wichtig, dass Sie wissen, welche Aufgaben zu diesen entscheidenden 20 Prozent gehören. Sie werden es sich schon denken: Prioritäten setzen ist ein Muss, ebenso konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkungen.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode hat nichts mit Sommerfrische in den Bergen zu tun, sondern steht für:

• Aufgaben aufschreiben
• Länge einschätzen
• Pufferzeit einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrollieren

Mit dieser Methode erstellen Sie einen Tagesplan. Machen Sie dies am besten am Vorabend oder gleich am Morgen als erste Aufgabe. Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die an dem Tag auf Sie zukommen und notieren Sie deren voraussichtliche Dauer. Beispielsweise: Meeting, ca. 30 min. Doch passen Sie auf: Sie sollten nicht acht Stunden verplanen, sondern etwa 40 Prozent Pufferzeit einplanen. Nur so ist der Tagesplan realistisch.

Dann müssen Sie entscheiden, welche der aufgeschriebenen Aufgaben wirklich wichtig ist. Dafür kombinieren Sie diese Methode am besten mit der Eisenhower-Matrix. Am Ende des Arbeitstages kontrollieren Sie noch einmal, welche Aufgaben Sie erledigt haben und wo Sie Ihren Tagesplan nachjustieren sollten.

ABC-Methode

Wieder geht es um die Priorisierung von Aufgaben. Hinzu kommt aber auch, dass Sie gleich planen, wie viel Zeit Sie welchen Aufgaben einräumen werden. Dazu werden die Aufgaben in wichtig (A), weniger wichtig (B) und Routineaufgaben (C) eingeteilt. Die wichtigen Aufgaben sollten 60 Prozent der Arbeitszeit einnehmen, die weniger wichtigen 25 Prozent und die C-Aufgaben nur 15 Prozent.

Küss den Frosch (Eat the Frog)

Ein Pflaster reißt man am besten mit einem Ruck ab. Mit lästigen Aufgaben verhält es sich ähnlich. Anstatt zu prokrastinieren, bringen Sie unliebsame Tätigkeiten lieber schnell hinter sich. Beißen Sie gleich zu Beginn des Tages in den sauren Apfel (oder eben den Frosch). Nach Erledigung dieser Aufgabe werden Ihnen die Pflichten des restlichen Tages wie ein Klacks vorkommen.

10-10-10 Methode

Diese Methode dient der Entscheidungsfindung. Wenn Sie eine wichtige Entscheidung fällen, tragen Sie zuerst alle relevanten Informationen zusammen. Dann stellen Sie sich drei Fragen:

• Welche Auswirkung hat meine Entscheidung in zehn Minuten?
• Welche Auswirkung hat meine Entscheidung in zehn Monaten?
• Welche Auswirkung hat meine Entscheidung in zehn Jahren?

Somit haben Sie bei großen Entscheidungen die Konsequenzen auf drei verschiedenen Zeitebenen mitgedacht. Was nach zehn Minuten gute Auswirkungen hat, kann sich in zehn Jahren als fataler Fehler erweisen. Die 10-10-10-Methode hilft Ihnen dabei, die Tragweite einer Entscheidung besser zu ermessen.

Pomodoro-Technik

Der Name leitet sich von der tomatenförmigen Küchenuhr des Erfinders Francesco Cirillo ab. In der Tat brauchen Sie für diese Technik eine Uhr. Sie teilen Ihre Zeit in Blöcken von 25 Minuten ein, dazwischen machen Sie jeweils fünf Minuten Pause. Die eingeplanten Pausen erhöhen die Effizienz und Kreativität.

GTD (Getting Things Done)

Die Methode vereint berufliche mit privaten Aufgaben. Diese werden schriftlich festgehalten und in Listen und Terminen eingetragen. Dabei müssen Sie die Aufgaben sammeln, priorisieren, in Tools wie Listen oder Kalendern organisieren und schlussendlich natürlich auch erledigen. Diese Methode erfordert jedoch viel Planung und bringt einen etwas größeren Arbeitsaufwand mit sich.

60-60-30 Arbeitsrhythmus

Im Grunde handelt es sich hier um ein etwas abgewandeltes Pomodoro-Prinzip. Sie arbeiten 50 Minuten, machen zehn Minuten Pause, arbeiten erneut 50 Minuten und machen dann 30 Minuten Pause.

Zeitflussanalyse (Zeitdiebe identifizieren)

Weniger eine Methode, als eine Hilfe, Zeitdiebe zu erkennen. Oftmals wissen Sie gar nicht, welche gemeinen Diebe Ihnen Ihre kostbare Zeit stehlen. Deswegen dokumentieren Sie bei der Zeitflussanalyse eine Woche lang Ihre Aktivitäten und jegliche Ablenkungen, die Sie von der Arbeit abhalten. Das ist in der Tat erstmal zeitaufwendig, hilft Ihnen aber Ablenkungen in Zukunft zu vermeiden.

Personal Kanban

Bei dieser Methode werden Aufgaben visualisiert und parallele Arbeiten zeitlich limitiert. Gearbeitet wird mit Karten und einem Kanban Board. Dieses Board besteht aus mehreren Spalten. Es gibt eine To-do-Spalte, eine Doing und eine Done Spalte. Die Aufgaben wandern von links nach rechts durch alle Spalten. Die visuelle Gestaltung macht es besonders einfach, den Überblick zu behalten.

One-Minute-To-Do-List

Na, gerade mal wieder wenig Zeit? Aber eine Minute haben Sie bestimmt übrig. Denn diese To-do-Liste ist schnell erstellt. Bilden Sie drei Spalten. Die erste steht für Aufgaben, die heute erledigt werden müssen, die zweite für Aufgaben, die innerhalb von zehn Tagen abgeschlossen werden müssen, die letzte Spalte für Aufgaben, die keiner zeitlichen Beschränkung unterliegen. Wichtig: In der ersten Spalte sollten nicht mehr als fünf Aufgaben stehen, in der zweiten dürfen Sie rund 20 Aufgaben festhalten.

Fazit

Auch wenn Sie zu Beginn etwas Zeit in Ihr Zeitmanagement investieren müssen, zahlt sich diese Investition aus. Belohnt werden Sie mit einem strukturierten Tagesablauf, der Ihnen wertvolle Zeit schenkt, Sie entspannter arbeiten lässt und Sie dazu bringt, wichtige Aufgaben zuverlässig und rasch zu erledigen, während Sie von unwichtigen verschont bleiben.